Bagaimana Membuat dan Menghantar Invois dalam QuickBooks Online

Dalam tutorial ini, kami akan membahas cara membuat dan menghantar invois kepada pelanggan anda. Mari kita mulakan!

Anda boleh menonton video di atas dan ikuti bersama dengan akaun QuickBooks Online anda sendiri. Tidak ada? Mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma.

Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai menguruskan pendapatan, perbelanjaan dan pelaporan di QuickBooks, muat turun tutorial tutorial QuickBooks 39 kami di sini.

Apakah Invois?

Invois adalah dokumen yang menyediakan pelanggan dengan penerangan terperinci tentang produk atau perkhidmatan yang telah anda berikan dan berapa banyak kosnya. Invois diperlukan untuk jualan dibuat secara kredit. Dengan kata lain, jika pelanggan tidak membayar anda pada masa jualan maka anda perlu menjejaki apa yang mereka berhutang kepada anda supaya anda dapat memastikan anda menerima pembayaran pada masa akan datang.

Invois membantu anda untuk menguruskan akaun anda yang belum terima. Penghutang akaun adalah baki tertunggak yang dikenakan kepada anda oleh pelanggan anda.

Apabila invois dibuat dalam QuickBooks, akaun dan penyata kewangan akan terjejas seperti berikut:

Akaun Dipengaruhi
Kesan ke atas Akaun
Penyata kewangan
Penerimaan Akaun
Meningkat
Penyata imbangan
Pendapatan (Jualan)
Meningkat
Untung rugi

Di bawah ini anda akan dapati satu sampel invois QuickBooks Online yang lengkap untuk syarikat fiktif kami, Paip Paul.

Mengapa saya harus membuat Invois dalam QuickBooks?

Apabila anda membuat invois dalam QuickBooks, anda mendapat manfaat dalam dua cara:

  • Penyata kewangan anda dikemas kini secara masa nyata untuk mencerminkan perubahan dalam baki akaun dan baki akaun bank anda.
  • Anda boleh menghantar invois kepada pelanggan anda secara langsung dari QuickBooks. Ini akan membolehkan anda untuk bukan sahaja menyimpan pos tetapi juga memastikan pelanggan anda menerima invois dengan lebih cepat supaya anda boleh dibayar lebih cepat.

Bagaimanakah saya Buat Invois dalam QuickBooks Online?

Langkah 1 - Navigasi untuk Buat Invois

Dari halaman Laman Utama, di bawah Pelanggan lajur, pilih Invois seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 2 - Buat Invois

Bentuk Invois hendaklah dipaparkan di skrin anda. Bidang yang perlu diselesaikan adalah seperti berikut:

  1. Nama Pelanggan - pilih nama pelanggan dari drop down.TIP: Sekiranya anda belum menyediakan maklumat pelanggan, anda boleh melakukannya dengan mengklik anak panah jatuh turun, tatal ke bahagian atas senarai dan pilih Tambah baru. Tetingkap baru akan dibuka yang akan membolehkan anda memasukkan maklumat pelanggan anda. Sebaik sahaja anda telah melakukan ini, anda boleh mengklik menyimpan dan menyelesaikan invois anda.
  2. Alamat e-mel pelanggan - maklumat ini secara automatik akan mengisi dari profil pelanggan. Jika anda tidak memasukkan alamat e-mel dalam profil pelanggan, maka medan ini akan kosong.TIP: Anda boleh memasukkan alamat e-mel terus dalam bidang ini, dan ia akan mengemas kini profil pelanggan secara automatik.
  3. Alamat bil - maklumat ini secara automatik akan mengisi dari profil pelanggan. Jika anda tidak memasukkan alamat pengebilan dalam profil pelanggan, maka medan ini akan kosong.TIP: Anda boleh memasukkan alamat pengebilan secara langsung dalam bidang ini, tetapi ia tidak akan secara automatik mengemas kini profil pelanggan. Anda perlu kembali ke profil pelanggan dan memasukkan maklumat ini untuk memunggah semula ke hadapan.
  4. Terma - ini adalah # hari yang telah diberikan kepada pelanggan untuk membayar anda. Maklumat ini secara automatik akan mengisi dari profil pelanggan. Jika anda tidak memasukkan istilah pembayaran dalam profil pelanggan, maka bidang ini akan kosong.TIP: Anda boleh memilih istilah pembayaran dengan mengklik pada anak panah drop-down dalam bidang ini, dan ia akan mengemas kini profil pelanggan secara automatik.
  5. Tarikh invois - ini adalah tarikh yang anda berikan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan anda.TIP: Biasanya QuickBooks akan lalai ke tarikh hari ini. Jika anda membuat invois selepas tarikh produk atau perkhidmatan disediakan, maka anda perlu menukar tarikh ini.
  6. Tarikh luput - tarikh ini secara automatik dikira berdasarkan medan istilah pembayaran. Dalam contoh ini, terma pembayaran adalah Bersih 30. Ini bermakna tarikh matang dikira 30 hari dari tarikh Invois yang 8/9/2016. Tarikh jatuh tempo adalah 9/8/2016.
  7. Produk / Perkhidmatan - pilih setiap produk / perkhidmatan dari senarai drop-down.TIP: Jika anda belum menyediakan maklumat produk dan perkhidmatan lagi, anda boleh melakukannya dengan mengklik anak panah jatuh turun, tatal ke bahagian atas senarai dan pilih Tambah baru. Tetingkap baru akan dibuka yang akan membolehkan anda memasukkan maklumat produk dan perkhidmatan anda. Sebaik sahaja anda telah melakukan ini, anda boleh mengklik menyimpan dan menyelesaikan invois anda.
  8. Penerangan - bidang ini akan auto-populasikan berdasarkan produk / perkhidmatan yang anda pilih di atas. Walau bagaimanapun, anda boleh menyesuaikan penerangan ini dengan menaip terus dalam medan ini.TIP: Mana-mana perihalan tersuai yang anda masukkan pada invois ini tidak akant mengemas kini keterangan untuk produk dan perkhidmatan. Sekiranya anda mahukan penerangan ini untuk terus mengisi apabila produk / perkhidmatan ini dipilih, maka anda perlu mengemas kini maklumat produk dan perkhidmatan.
  9. Qty - jika berkenaan, masukkan kuantiti bagi setiap produk atau perkhidmatan.
  10. Kadar - bidang ini akan auto-populate berdasarkan kadar yang anda tetapkan untuk produk / perkhidmatan yang dipilih. Jika anda tidak menetapkan kadar, maka anda boleh memasukkannya secara langsung ke atas borang ini.TIP: Sebarang kadar yang anda masukkan pada invois ini tidak akan mengemas kini kadar untuk produk dan perkhidmatan. Sekiranya anda ingin kadar ini terus auto-pop apabila produk / perkhidmatan ini dipilih, maka anda perlu mengemas kini maklumat produk dan perkhidmatan.
  11. Jumlah - QuickBooks secara automatik akan membiak kuantiti dan lajur kadar untuk mengira jumlah.
  12. Untuk padamkan item, cuma klik tanda sampah boleh dilambangkan dalam lajur ini.

Langkah 4 - Invois Pratonton

Sebaik sahaja anda telah menyelesaikan semua medan yang diperlukan, anda boleh melakukan pratonton cetakan untuk melihat apa yang akan kelihatan seperti invois. Cuma klik Cetak atau Pratonton butang di bahagian bawah skrin. Di bawah adalah invois sampel lengkap untuk syarikat rekaan kami, Paip Paul.

Langkah 5 - Hantar Invois kepada Pelanggan

Selepas anda berpuas hati dengan invois, anda boleh mencetaknya dan mel kepada pelanggan anda, atau anda boleh menghantar e-mel terus dari QuickBooks.

Untuk menghantar invois terus dari QuickBooks, hanya klik pada anak panah drop down di sebelah kanan Simpan dan tutup butang dan pilih Simpan dan hantar.

Berikut ini hendaklah dipaparkan pada skrin anda bersama pratonton invois.

  1. E-mel: ini adalah alamat e-mel yang disimpan dalam profil pelanggan.
  2. Subjek: ini adalah # invois yang telah diberikan oleh QuickBooks dan nama syarikat anda. Anda boleh mengedit maklumat ini secara langsung pada skrin ini.
  3. Badan: Ini adalah maklumat yang akan muncul dalam badan e-mel yang diterima oleh pelanggan anda. Anda boleh mengedit maklumat ini secara langsung pada skrin ini.

Invois akan dilampirkan ke e-mel sebagai dokumen PDF. Sebaik sahaja anda telah membuat perubahan anda, pilih Simpan untuk menghantar giliran dan tutup butang seperti yang ditunjukkan di bawah. Ini kemudian akan mencetuskan e-mel untuk dihantar kepada pelanggan.

TIP: Pastikan anda menyemak tetapan penghantaran e-mel sebelum menghantar e-mel kepada pelanggan anda. Kami membincangkan ini dalam tutorial tentang bagaimana untuk menetapkan kandungan borang jualan.

Wrap Up

Itu membungkus Cara Membuat dan Menghantar Invois dalam QuickBooks Online. Dalam tutorial kami yang akan datang, kami akan menunjukkan kepada anda Cara Menerima (Merakamkan) Pembayaran dari Pelanggan, bagaimana untuk menerapkan pembayaran pelanggan dengan betul, dan kesannya terhadap penyata kewangan anda.

? Tutorial Sebelum

Tutorial QuickBooks

Tutorial Seterusnya?

Apps QuickBooks Disyorkan kami

Suka

Lawati Gusto

Tsheets

Lupakan kad punch kertas atau kad masuk-pergi digital dengan Tsheets dan mempunyai kad masa yang tepat setiap minggu! Anda juga boleh mengurus permintaan PTO dan rekod import terus ke QuickBooks. Klik di sini untuk percubaan percuma.
Lawati Tsheets

Insightly

Perlu menjejaki banyak hubungan pelanggan? Mendaftar untuk CRM Insightly dan tidak pernah menjejaki memimpin lagi. Paling penting, ia percuma untuk 1-2 pengguna!
Lawati Insightly

Fundbox

Fundbox adalah syarikat pembiayaan yang belum disyorkan kami. Jangan tunggu sehingga invois dibayar - matikannya dengan segera. Mengintegrasikan QuickBooks anda dengan Fundbox adalah pantas dan mudah. Kadar bermula pada 0.5% seminggu.
Lawati Fundbox

Tonton video itu: Pengenalan Invois & DO (Februari 2020).

Loading...