Panduan Terbaik untuk Borang Pekerja Baru [+ Templat Percuma]

Borang pekerja baru adalah dokumen elektronik atau kertas yang menangkap maklumat sewa baru, seperti alamat, penangguhan cukai, dan kelayakan kerja. Borang sewa baru seperti W-4s, I-9s, dan aplikasi kerja memastikan perniagaan anda mematuhi undang-undang buruh dan memudahkan anda untuk mengurus penjadualan, perhubungan, dan pemprosesan gaji.

Untuk membuat borang sewa baru mudah untuk anda dan pekerja anda, pertimbangkan untuk menggunakan perisian gaji Gusto. Gusto berfungsi sebagai sistem sumber manusia (SDM) dan sistem pembayaran gaji dan menyediakan dokumentasi sewa baru seperti I-9 dan W-2 kepada pekerja yang akan ditandatangani secara elektronik - ia adalah sebahagian daripada proses onboarding mereka. Ini menjimatkan masa anda dan memastikan anda mengumpul borang sewa baru yang anda perlukan secara dalam talian. Cuba percuma selama 30 hari.

Penafian: Kami menyediakan maklumat umum dan borang sampel sahaja; sila berunding dengan profesional undang-undang anda sebelum memuktamadkan borang pekerja baru anda.

Jenis Borang Pekerja Baru

Borang sewa baru adalah cara untuk mengumpulkan maklumat pekerja. Hanya beberapa borang pekerja baru yang dikehendaki oleh undang-undang, seperti I-9 dan W-4, jadi kami akan menutup mereka yang pertama. Bentuk seperti I-9 dan W-4 dianggap sebagai bentuk pematuhan kerana mereka memastikan perniagaan anda mematuhi dari segi mengumpulkan data yang permintaan persekutuan - dan, kadangkala, negara dan tempatan -. Dalam kebanyakan kes, borang pematuhan boleh ditemui dalam talian secara percuma. Baki borang sewa baru ini mungkin diperlukan berdasarkan ukuran syarikat atau industri. Ramai adalah pilihan.

Berikut adalah ringkasan dari empat bentuk asas borang sewa baru:

  • Pematuhan: Borang yang diperlukan untuk undang-undang buruh dan pematuhan cukai seperti I-9 dan W-4
  • Amalan terbaik: Borang yang menjadikan kehidupan anda lebih mudah menguruskan kerja pekerja dan gaji
  • Khusus syarikat: Borang yang mungkin diperlukan berdasarkan ukuran syarikat dan industri
  • Pengalaman pekerja: Borang yang membantu menjadikan perniagaan anda tempat yang bagus untuk berfungsi

Borang Pematuhan

Borang pematuhan adalah dokumen yang anda mungkin perlu menghantar atau tunjukkan kepada agensi kerajaan dalam hal audit. Mereka termasuk dalam tiga kategori utama: yang diperlukan oleh IRS, yang diperlukan oleh Amerika Syarikat Kewarganegaraan dan Perkhidmatan Imigresen (USCIS) dan mereka yang diperlukan untuk menyokong undang-undang buruh. Contohnya termasuk:

  • Borang IRS untuk penangguhan cukai negeri dan persekutuan seperti W-4 dan W-9
  • Borang kelayakan pekerjaan seperti I-9
  • Pendedahan khusus negeri dan menyatakan penyewaan sewa baru

Borang pematuhan boleh didapati di laman web kerajaan seperti IRS.gov. Di samping itu, banyak negeri menawarkan laman web majikan yang mengandungi semua borang pematuhan yang diperlukan jika anda mengambil pekerja di negara tersebut. Walau bagaimanapun, ia mula menjadi rumit jika anda mempunyai pekerja di pelbagai negara dengan pelbagai keperluan. Sebagai contoh, sesetengah negeri mempunyai bentuk penahanan cukai mereka sendiri yang berbeza daripada W-4. Dalam kebanyakan kes, pembekal gaji anda boleh membekalkan anda dengan bentuk yang anda perlukan di negeri-negeri ini.

Jika anda tidak mempunyai pembayar gaji, anda boleh mencari borang pekerja baru berikut dan menyusunnya sendiri untuk pekerja baru anda menggunakan pautan di bawah:

W-4

W-4 adalah bentuk pegangan cukai persekutuan yang memberitahu anda berapa banyak untuk menahan daripada gaji pekerja dalam cukai. Pekerja dikehendaki melengkapkan borang ini sebelum gaji pertama. Baca di sini untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai cara mengumpul dan melengkapkan borang W-4.

I-9

Borang I-9 adalah pengesahan identiti persekutuan (pengesahan pekerjaan) pekerja dikehendaki lengkap mengikut Jabatan A.S. Keamanan Dalam Negeri. Oleh hari ketiga pekerja di tempat kerja, dia mesti menyediakan dokumentasi yang membuktikan bahawa mereka secara sah dapat bekerja di A.S.. Dalam kebanyakan kes, lesen pemandu dan kad Keselamatan Sosial atau pasport A.S. boleh disediakan sebagai dokumentasi. Berikut adalah arahan untuk mendapatkan pengesahan I-9 oleh tarikh akhir, dengan contoh bentuk ID yang sah.

W-9

Ini adalah borang cukai persekutuan yang digunakan untuk pekerja kontrak bebas, yang serupa dengan W-4 yang diisi oleh pekerja. Ia digunakan untuk mengumpul maklumat cukai mengenai pekerja tanpa pekerja yang menerima bayaran sebanyak $ 600 atau lebih dalam setahun. Berikut adalah arahan dan penjelasan mengenai bila menggunakan W-9.

Borang Pegangan Cukai Negeri

Sama seperti persekutuan W-4, banyak negeri mengumpul data mengenai bentuk penahanan cukai negeri yang boleh dipanggil W-4 atau mungkin mempunyai nama yang berbeza (misalnya, di Massachusetts ia dipanggil bentuk M-4; di Kentucky, ia borang K-4). Negeri-negeri lain lalai kepada bentuk W-4 persekutuan dan beberapa - seperti Alaska - tidak mengumpul cukai negeri. Periksa keadaan anda untuk digunakan jika ada.

Nyatakan Laporan Sewa Baru

Ini adalah borang yang anda lengkapkan dan hantar ke negeri ini untuk mendokumenkan bahawa anda telah mengupah pekerja baru, dan ia digunakan untuk data statistik dan sokongan kanak-kanak. Kebanyakan negeri memerlukan maklumat yang diberikan kepada kerajaan dalam tempoh 20 hari selepas menyewa ahli pasukan baru. Maklumat lanjut mengenai apa yang diperlukan dari segi keadaan anda boleh didapati di sini.

Jika anda menggunakan perisian HR atau bekerjasama dengan Organisasi Majikan Profesional (PEO), pelaporan ini mungkin dilakukan secara automatik melalui perisian.

PEO seperti Justworks akan memberi pekerja borang dalam talian.

Sebaik sahaja pekerja telah disewa dan memperoleh pendapatan, anda perlu mengisi dua borang tambahan setiap tahun - W-2 dan 1099-MISC - berdasarkan status pekerjaan mereka. Pembekal gaji yang paling banyak seperti Gusto akan menyediakan borang akhir tahun ini untuk anda dan pekerja anda, walaupun beberapa pembayar gaji mungkin mengenakan bayaran tambahan untuk memprosesnya.

  • Borang W-2: Borang cukai Persekutuan yang diperlukan oleh pekerja yang digunakan untuk melaporkan pendapatan dan potongan cukai; baca di sini untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai bila hendak menggunakan W-2
  • Borang 1099-MISC: Borang cukai Persekutuan yang diperlukan oleh pekerja kontrak yang memperoleh lebih daripada $ 600 setahun

Penyedia gaji seperti Gusto boleh memfailkan dokumen cukai pekerjaan akhir tahun bagi pihak anda.

Untuk senarai pendedahan sewa baru negeri anda, keperluan pelaporan sewa baru, undang-undang buruh negara dan tempatan, dan sebarang bentuk cukai khusus negara, kami cadangkan melawat laman web agensi cukai untuk negeri anda. Jika anda merancang untuk menjalankan penggajian pertama anda, kami mengesyorkan membaca mengenai proses gaji dari segi apa yang berlaku dan bila ia berlaku.

Jika anda memilih pembayar gaji seperti Ingin atau bekerjasama dengan PEO seperti Justworks, ia akan memastikan bahawa sewa baru mengisi borang cukai W-4 negeri dan persekutuan atau borang kontraktor W-9 serta borang I-9. Ia juga termasuk pendedahan sewa baru khusus negara dan menyediakan pelaporan sewa baru negeri untuk memastikan amalan pengambilan perniagaan anda mematuhi.

Lawati Gusto

Kategori borang seterusnya adalah pilihan, tetapi kami mengesyorkan bahawa anda menganggap mereka semua wajib dan sebagai amalan terbaik sebagai majikan dan menjadikan kehidupan anda lebih mudah sebagai majikan.

Amalan Terbaik: Bentuk-Bentuk Yang Membuat Kehidupan Anda Lebih Mudah

Borang amalan terbaik adalah dokumen pekerja baru tambahan yang majikan yang bijak mengumpul dan menyimpan semasa proses onboarding sewa baru. Mereka melindungi perniagaan anda dalam hal pertikaian pekerjaan dan membuat dasar dan harapan anda jelas. Ini meningkatkan prestasi dan membantu anda mencari maklumat penting apabila anda memerlukannya. Jika anda menyimpan dokumen-dokumen ini secara dalam talian, itu lebih baik kerana anda boleh mencari dan mencarinya dengan cepat.

Templat, contoh dan arahan borang amalan terbaik percuma disertakan melalui pautan di bawah:

  • Borang permohonan kerja: Borang permohonan kerja boleh melindungi anda dalam kes tuduhan menyewa diskriminasi dan menyediakan latar belakang pekerja dan data kenalan
  • Buku panduan pekerja: Digunakan untuk menggambarkan semua dasar pekerja dari waktu berjaga-jaga untuk cuti sakit, yang sepatutnya juga meliputi pekerjaan
  • Dokumen dasar yang ditandatangani khusus: Digunakan untuk mengesahkan bahawa keperluan telah dipenuhi atau latihan selesai, seperti dasar penolakan atau pengujian dadah
  • Maklumat hubungan kecemasan: Digunakan dalam kes kecemasan, seperti jika pekerja cedera, sakit di tempat kerja, atau gagal muncul untuk kerja dan tidak dapat dihubungi
  • Surat tawaran yang ditandatangani: Dokumen ini bahawa pekerja bersetuju dengan peranan pekerjaan, gelaran, tarikh mula, bayar, dan manfaat
  • Kontrak / perjanjian kerja yang ditandatangani: Digunakan untuk pengurusan, eksekutif, dan kontraktor untuk mengesahkan perjanjian kerja termasuk penalti untuk ketidaksempurnaan
  • Perjanjian noncompete (NCA): Ini melindungi perniagaan anda dengan menghalang pekerja daripada bersaing dengan syarikat anda semasa atau selepas dia menamatkan pekerjaan
  • Perjanjian peninjauan semula (NDA): Juga dikenali sebagai perjanjian kerahsiaan, ini melindungi perniagaan anda dengan menghalang pekerja daripada berkongsi maklumat rahsia, proprietari
  • Deposit terus bentuk: Menimba maklumat akaun bank pekerja (pilihan)
  • Faedah borang pendaftaran: Membenarkan pekerja mendaftar untuk penjagaan kesihatan atau faedah insurans dan mengumpulkan maklumat mengenai pekerja dan tanggungan mereka (pilihan)
  • Persaraan borang enrolmen dan benefisiari: Digunakan hanya jika anda menyediakan faedah persaraan seperti 401 (k) atau faedah insurans seperti insurans nyawa (pilihan)

Sekiranya anda mempunyai perniagaan waktu per jam seperti kedai kafe atau kedai runcit yang tidak perlu melindungi maklumat proprietari, kami mengesyorkan agar anda mempertimbangkan menggunakan tiga bentuk pertama sekurang-kurangnya: buku panduan pekerja, dokumen dasar, dan kenalan kecemasan maklumat. Sudah tentu, jika anda menawarkan deposit langsung, anda juga ingin mempunyai pekerja baru menyelesaikan borang deposit langsung, supaya anda tidak perlu mencetak, mengedarkan, dan menjejaki gaji manual.

Anda juga memerlukan tempat untuk menyimpan semua bentuk pekerja baru ini, sama ada dalam folder fail (yang kami tidak mengesyorkan) atau hampir dengan penyimpanan dokumen percuma menggunakan sistem HR atau gaji seperti Gusto. Kemudian, apabila tiba masa untuk memfailkan cukai anda, anda akan mempunyai segalanya di satu tempat untuk akauntan anda.

Malah, jika anda menggunakan mana-mana perkhidmatan gaji yang disyorkan, pemfailan cukai harus dilakukan secara automatik. Kami juga mencadangkan menawarkan deposit langsung, walaupun sesetengah negeri mempunyai keperluan membatasi kaedah pembayaran alternatif yang boleh anda baca di sini.

Terlepas dari perniagaan anda, menyimpan semua dokumen ini boleh menjadi sangat menggembirakan. Jika anda bekerja dengan Gusto atau Justworks, anda boleh membuat proses onboarding tersuai untuk setiap pekerja baru dengan semua dokumen yang dihantar kepada mereka secara automatik untuk menandatangani dan siap. Lebih baik lagi, anda dapat melihat sama ada mereka melakukannya atau tidak.

Ingin membolehkan pekerja untuk menandatangani dokumen, yang difailkan dengan rekod pekerja.

Bahagian seterusnya ditujukan untuk perniagaan dalam industri yang unik seperti penjagaan kesihatan, penjagaan anak, atau kewangan dan bentuk sewa baru yang mungkin anda perlukan berdasarkan ukuran syarikat anda.

Spesifik Syarikat: Bentuk Khas & Borang Berkaitan Industri

Terdapat beberapa bentuk pekerja baru yang mungkin perlu ditambah ke kertas kerja sewa baru anda bergantung kepada saiz perniagaan anda, industri anda atau keperluan khusus syarikat anda. Anda boleh mengumpul ini sebelum atau semasa orientasi atau memasukkannya ke dalam senarai semak sewa baru anda.

Ini termasuk:

  • Keputusan pemeriksaan latar belakang: Keputusan pemeriksaan dan pemeriksaan latar belakang diperlukan dalam industri tertentu seperti pendidikan, penjagaan kesihatan dan perbankan; jika anda melakukan pemeriksaan latar belakang, anda harus menyimpan hasilnya di lokasi yang selamat kerana hasilnya dapat melindungi perniagaan anda dalam hal tuntutan tuntutan yang tidak adil
  • Hasil pemeriksaan kredit: Sama seperti pemeriksaan latar belakang, jika industri anda memerlukan pemeriksaan kredit atau meminta anda, mengekalkan hasilnya
  • Ujian dadah: Ini boleh menjadi khusus industri seperti penjagaan kesihatan, pengangkutan atau pilihan
  • Insuran kesihatan borang pendaftaran: Apabila populasi pekerja anda mencapai 50 pekerja sepenuh masa (FTE), anda perlu menawarkan faedah penjagaan kesihatan; biasanya dibekalkan oleh pembekal manfaat, yang disiapkan oleh pekerja dan kemudian disimpan dalam sistem anda
  • Borang data Suruhanjaya Peluang Pekerjaan (EEOC) yang sama: Borang ini diperlukan sekiranya anda mengambil lebih daripada 100 orang dan membantu memantau bahawa anda mendapat aduan dengan undang-undang pekerjaan peluang yang sama; tidak seperti empat bentuk lain di atas, ia selesai pada akhir tahun dan bukannya pada masa sewa

Mari kita hubungilah setiap ini dan situasi yang anda perlukan dalam bentuk jadual.

Jadual Borang Penyewaan Baru Syarikat

Borang Sewa BaruSiapa yang MemerlukannyaKos
Borang Suruhanjaya Peluang Pekerjaan yang Sama (EEOC)Syarikat besar 100 pekerja atau lebihTiada; hanya masa, yang juga boleh menjadi sebahagian daripada proses onboarding anda melalui pembekal seperti Gusto
Semak Latar BelakangJika perniagaan anda berada dalam pendidikan / penjagaan anak, perkhidmatan kewangan, perhotelan, kerja kerajaan, penjagaan kesihatan, permainan, atau pengasuhan, anda harus melakukan pemeriksaan latar belakangGoodHire menjalankan perkhidmatan hebat untuk sekitar $ 60 / cek; anda juga boleh membeli secara pukal untuk menjimatkan wang; baca lebih lanjut mengenai pembekal semakan latar belakang dalam panduan pembeli kami
Pemeriksaan KreditMana-mana syarikat dalam ruang kewangan, termasuk broker perakaunan dan gadai janji, atau yang berkaitan dengan kerajaan, ketenteraan, atau polis, harus melakukan pemeriksaan kreditTambahan kredit laporan kepada pemeriksaan latar belakang adalah $ 15 di GoodHire
Pemeriksaan Ujian DadahSebarang perniagaan yang berkaitan dengan masalah pengangkutan atau keselamatan, seperti pembinaan, biasanya ujian dadah; Jabatan Pengangkutan A.S. mungkin memerlukannya untuk syarikat tertentuUjian dadah bermula pada $ 60 setiap satu di GoodHire (dan kenaikan harga dengan lebih banyak bahan termasuk)
Manfaat Borang PendaftaranMajikan yang mempunyai 50 atau lebih FTE dikehendaki oleh Akta Penjagaan Terjangkau (ACA) untuk menawarkan faedah pekerja dan kemudian melaporkan faedah yang mereka tawarkan menggunakan (pautan artikel ini) Borang IRS 1094 dan 1095-CTidak ada kos untuk bentuk, tetapi faedah boleh menelan ratusan ringgit sebulan bagi setiap pekerja, bergantung kepada berapa banyak anda, majikan, menyumbang

Akhirnya, kami akan berkongsi syarikat mana yang mungkin termasuk jika mereka benar-benar mahu "menyewa" sewa baru dan membuat kesan pertama yang hebat, serta menubuhkan budaya syarikat yang menarik bakat terbaik.

Pengalaman Pekerja: Borang-Borang yang Mencipta Persekitaran Kerja Ideal

Ini adalah bentuk pilihan pekerja dan jenis dokumentasi sewa baharu yang meningkatkan pengalaman pekerja, prestasi kerja dan budaya kerja. Borang sewa baru ini tidak diperlukan oleh undang-undang tetapi digunakan untuk membuat kesan yang hebat terhadap sewa baru, serta menambahkan untuk meningkatkan jenama pekerjaan anda.

Borang yang hebat untuk disertakan dengan borang pekerja baru anda ialah:

  • Borang penetapan matlamat: Ini adalah dokumen untuk mengumpul matlamat pekerja dan mengesan kemajuan
  • Borang profil / pilihan peribadi: Ini bagus untuk mengetahui data mengenai pekerja, mungkin termasuk hari jadi mereka, makanan kegemaran, atau kerja impian
  • Penilaian gaya komunikasi: Data ini boleh dikumpul menggunakan alat penilaian seperti dominasi, pengaruh, pemantauan, dan kepatuhan (DiSC), Myers-Briggs, atau pengurusan oleh kekuatan (MBS)
  • Profil bakat: Ini menjejaki prestasi dan potensi pekerja serta kecekapan tempat kerja dan maklumat mengenai laluan kerjaya mereka yang berpotensi
  • Orientasi senarai semak: Ini memberikan wawasan pekerja ke hari pertama mereka di tempat kerja
  • Jadual & ketersediaan: Ini memberi peluang kepada pekerja untuk berkongsi pilihan mereka untuk jam kerja dan disertakan sebagai ciri umum dalam perisian tepat waktu pekerja
  • Manfaat borang pendaftaran: Walaupun anda tidak dikehendaki menyediakan insurans kesihatan, anda boleh menawarkan faedah atau faedah pekerja seperti elaun komuter atau cucian kering
  • 401 (k) borang pendaftaran: Program-program ini meningkatkan pengekalan pekerja

Walaupun kami tidak mahu menyelam terlalu jauh ke dalam pengurusan prestasi, ganjaran, atau faedah, mendapatkan sewa baru bermula pada landasan kejayaan adalah sangat penting untuk pengekalan pekerja serta dari sudut penjenamaan penjual majikan. Ini membantu anda merekrut bakat terbaik di masa hadapan.

Berikut adalah beberapa terperinci mengenai setiap dokumen dan bentuk yang meningkatkan pengalaman pekerja.

Borang Menetapkan Matlamat

Mempunyai pekerja baru mengisi lembaran kerja matlamat yang selari dengan penerangan tugas baru mereka. Apa yang mereka mahu capai? Apa yang mereka harapkan untuk belajar? Di manakah mereka mahu pergi satu hari? Ini akan mendorong mereka serta membantu mereka mencari cara untuk mendapatkan pengiktirafan pekerja. Malah, jika anda ingin mengautomasikan proses itu, terdapat banyak alat pengurusan prestasi.

Borang Peribadi / Pilihan Pribadi

Anda tidak memerlukan sejarah peribadi mereka yang mendalam - tidak juga anda mahukannya - tetapi meminta calon dari mana mereka berasal, apa pasukan sukan kegemaran mereka, apa hobi mereka dan sebagainya boleh menjadi cara yang baik untuk memperkenalkan mereka kepada mereka rakan sekerja atau untuk mencari ahli pasukan mereka mungkin menjadi kawan kerana kepentingan mereka bersama. Ini akan segera membantu mereka untuk berasa lebih dialu-alukan.

Jika anda menggunakan perisian HR seperti Orang Zoho, anda boleh mengumpulkan dan menyimpan maklumat ini secara dalam talian dengan mudah menggunakan templat atau bentuk tersuai. Zoho adalah percuma untuk perniagaan kecil dan kemudian hanya berharga $ 1 sebulan, setiap pekerja, memberikan anda cara untuk menyimpan semua dokumen pekerja anda dalam satu sistem. Dapatkan percubaan 15 hari percuma.

Lawati Zoho People

Penilaian Gaya Komunikasi

Terutamanya jika anda mempunyai pasukan yang unik atau terpencil, anda akan ingin mengetahui gaya komunikasi pekerja anda yang baru - dan mereka akan ingin mengenali anda. Sembang, panggilan telefon, mesej teks, persidangan video, e-mel, atau Slack - apa bentuk komunikasi yang harus digunakan untuk mendapatkan respons terpantas? Bentuk apa yang patut mereka gunakan apabila bertindak balas? Bilakah mereka lebih suka tidak diganggu? Adakah mereka lebih suka bercakap idea melalui seseorang atau mencadangkan sendiri dan kemudian membayangkan pemikiran mereka?

Sesetengah vendor seperti Benar membenarkan anda mengumpulkan maklumat ini menggunakan alat penilaian seperti DiSC semasa proses pengambilan pekerja.

Sebenarnya, satu syarikat saya bekerja dengan carta organisasi mereka yang berwarna berdasarkan gaya perangai menggunakan alat Pengurusan oleh Kekuatan. Ia meleburkan banyak isu komunikasi interpersonal antara individu dan jabatan, apabila mereka mengetahui bagaimana setiap orang berfikir dan berkomunikasi secara berbeza dan menjadi bersedia untuk menyesuaikan diri dengan gaya satu sama lain.

Profil Bakat

Dokumentasikan kemahiran, pengalaman, matlamat kerjaya, dan bakat istimewa setiap ahli kakitangan supaya apabila pembukaan kerja berlaku, anda akan tahu siapa yang berada dalam organisasi itu dapat mencapai landasan yang sedang berjalan. Mungkin wakil perkhidmatan pelanggan anda adalah media sosial, atau petugas perkapalan anda bercakap Bahasa Sepanyol. Apabila anda memerlukan kemahiran tersebut, anda akan tahu siapa yang harus dihidupkan. Sekali lagi, perisian HR seperti Zoho People boleh digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data ini dalam talian.

Senarai Semakan Orientasi

Senarai semakan orientasi memastikan anda tidak terlepas sebarang bentuk atau tugas dalam beberapa minggu pertama. Menyediakan salinan kepada pekerja membantu mereka menjejaki apa yang mereka harapkan dan siapa yang diharapkan.

Adalah berguna untuk memberi salinan baru pengurus supaya mereka memahami bahawa orientasi dan onboarding adalah lebih daripada mengisi kertas kerja dan meletakkan pekerja bekerja. Ia sering melibatkan latihan dan bayang-bayang kerja, supaya pekerja dapat bangun dengan cepat dan merasa seperti mereka sebagai sebahagian daripada pasukan.

Jadual & Ketersediaan

Bagi majikan yang menawarkan jadual kerja yang flex atau membenarkan pekerja memilih pilihan peralihan, ini merupakan bentuk yang boleh digunakan oleh pekerja untuk berkongsi pilihan tersebut. Sebagai contoh, mereka mungkin lebih suka bekerja pada malam atau hujung minggu atau mempunyai komitmen terlebih dahulu, seperti kelas kolej, isu penjagaan anak atau tanggungjawab sukarelawan.

Untuk menjimatkan masa, pertimbangkan untuk menggunakan perisian penjadualan percuma seperti Apabila Saya Bekerja atau perisian masa lapang dan kehadiran seperti Homebase. Kedua-duanya membolehkan pekerja memasukkan jadual mereka dan mengalihkan swap, menjimatkan masa. Daftar secara percuma hari ini.

Lawati Homebase

Siapa Borang Sewa Baru Yang Benar

Semua perniagaan, walaupun mereka yang hanya mempunyai satu pekerja perlu mengumpulkan dan menyimpan borang pematuhan sekurang-kurangnya. Bentuk lain adalah yang terbaik untuk jenis perniagaan tertentu, perniagaan yang mencapai saiz tertentu atau perniagaan yang ingin membuat budaya kerja yang terkemuka.

Berikut adalah jenis perniagaan yang memerlukan bentuk sewa baru dari pelbagai jenis:

  • Perniagaan yang menyewa pekerja: Semua perniagaan yang mengupah pekerja dikehendaki mengumpulkan data seperti yang diperlukan oleh jabatan keselamatan negara (I-9) dan IRS (W-4)
  • Perniagaan yang menyewa kontraktor: Perniagaan yang menyewa kontraktor hanya memerlukan data cukai (W-9); semua bentuk lain adalah pilihan; Walau bagaimanapun, NDA dan kontrak pekerjaan sangat disyorkan untuk melindungi perniagaan dan mengurangkan kemungkinan tindakan undang-undang
  • Perniagaan yang hanya menyewa ahli keluarga: Malah perniagaan yang hanya menyewa ahli keluarga perlu mengumpulkan data cukai - sama ada W-4 atau W-9 - bergantung kepada bagaimana setiap ahli keluarga dibayar
  • Perniagaan yang mahu mengurangkan risiko tuntutan mahkamah: Amalan terbaik yang disenaraikan di atas, selain daripada bentuk pematuhan akan membantu mengurangkan atau mengelakkan tindakan undang-undang dengan meningkatkan komunikasi pekerja dan majikan dan menjelaskan harapan
  • Perniagaan yang ingin membina budaya syarikat yang hebat: Semua borang di atas akan membantu meningkatkan jenama pekerjaan anda jika digunakan dengan betul; contohnya, walaupun tidak dikehendaki oleh undang-undang, melakukan pemeriksaan latar belakang dan skrin ubat dapat melindungi tenaga kerja dan klien anda yang sudah ada dengan menghalang anda dari mempekerjakan orang yang mungkin menyebabkan drama di tempat kerja

Majikan yang terbaik dalam kelas menyewa pakar HR untuk mengumpulkan dan menguruskan semua dokumentasi ini. Anda boleh menawarkan pengalaman yang serupa kepada pekerja anda dan mengurangkan risiko pekerjaan anda dengan bekerja sama dengan syarikat gaji seperti Gusto atau PEO seperti Justworks. Perkhidmatan perniagaan kecil ini menawarkan pakar HR untuk membantu anda mengumpulkan dan menyimpan borang anda dalam talian.

Kos Form pekerja baru

Menggunakan templat kami, borang PDF atau contoh PDF yang disediakan oleh kerajaan yang terdapat dalam talian, anda boleh mengumpulkan dan menyediakan sebahagian besar borang pekerja baru anda secara percuma. Kemudian, anda boleh mengubah suai dan mencetaknya untuk kos kertas dan dakwat. Walau bagaimanapun, sesetengah perniagaan lebih suka menggunakan sumber SD kepada pihak ketiga untuk memastikan semua borang sewa baru mereka teratur, disesuaikan dan sah.

Antara kos yang perlu dipertimbangkan ialah:

  • Perisian HR: Selalunya, borang standard dibina dalam perisian HR; untuk antara $ 1 hingga $ 15 sebulan, bagi setiap pekerja, anda tidak boleh hanya mempunyai borang tetapi sering mempunyai aliran kerja automatik dengan e-tandatangan dan penyimpanan dalam talian, seperti Gusto menyediakan
  • Profesional HR: Menyewa profesional HR boleh menelan kos dari $ 50 per jam hingga $ 5,000 untuk pakej permulaan borang dan dokumen sewa baru, yang sering termasuk buku panduan pekerja; jika anda menyewa sumber SDM sepenuh masa, yang boleh menelan kos sebanyak $ 50,000 setahun
  • Peguam: Sekiranya anda mempunyai seorang peguam menyemak borang yang anda muat turun, anda mungkin boleh mendapatkan beberapa jam bekerja untuk beberapa ratus hingga beberapa ribu ringgit; contohnya, LegalZoom mengenakan $ 39 hingga $ 99 setiap dokumen untuk mengkaji bentuk dan dasar perniagaan; Walau bagaimanapun, anda boleh membayar lebih banyak lagi jika anda mempunyai draf peguam dan memberikan borang untuk anda
  • Buat sendiri: Ini adalah opsyen kos yang paling mudah, paling rendah, tetapi mungkin juga masa yang intensif; bergantung kepada tahap pengalaman HR anda, anda atau pembantu pentadbiran anda boleh memuat turun borang yang kami sediakan dan menyesuaikannya dengan sedikit atau tidak kos selain dari masa yang dibelanjakan
  • Mengurus dokumen: Cara paling murah untuk menguruskan dokumen adalah untuk menggugurkannya ke fail kakitangan yang disimpan dalam folder fail yang selamat; Walau bagaimanapun, pilihan yang lebih baik - dan lebih dicari - ialah menyimpannya secara dalam talian, seperti pada rangkaian selamat anda atau dalam akaun G Suite; Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan perisian HR / payroll seperti Gusto, mereka akan disimpan secara dalam talian untuk anda

Bentuknya sendiri sedikit. Memastikan mereka mematuhi undang-undang mungkin lebih mahal jika anda membuat dokumen anda sendiri. Anda juga perlu mengupah seseorang untuk mengesan dan mengurusnya, yang memerlukan masa kecuali anda menggunakan sistem automatik seperti Zoho People or Gusto.

Di mana Cari Borang Sewa Baru

Kami telah melakukan yang terbaik dalam artikel ini untuk menghubungkan bentuk-bentuk itu sendiri dalam teks di atas. Anda juga boleh mencari banyak di laman web kerajaan. Selain itu, untuk menarik anda untuk membeli perisian atau perkhidmatan mereka, banyak HR dan vendor gaji menyediakan bentuk yang boleh dimuat turun secara percuma.

Online

Jika anda mencari dalam talian untuk sebarang bentuk dengan nama, anda mungkin akan dapati versi boleh guna yang anda boleh mulakan, memuat turun, atau mengubah suai. Sesetengah vendor memerlukan anda untuk memberikan alamat e-mel anda untuk mendapatkan borang, bagaimanapun, dan tidak semua borang sah di semua negeri. Sebagai contoh, sesetengah negeri tidak membenarkan anda bertanya soalan gaji terdahulu pada borang permohonan kerja. Oleh itu, sebaiknya semak semula borang yang dimuat turun atau tentukan peguam anda untuk memastikan ia sah.

Tempat yang baik untuk dicari ialah Jabatan Buruh A.S.. Satu lagi tempat yang baik untuk mencari borang ialah laman web FitSmallBusiness kami sendiri. Cari mengikut nama borang, dan anda akan sering mencari templat borang dan dasar yang boleh anda muat turun dan sediakan secara percuma.

Pembekal Gaji

Kebanyakan pembekal gaji melakukan yang terbaik untuk menjadikan kehidupan anda lebih mudah dengan menawarkan anda borang sewa baru sebagai sebahagian daripada perkhidmatan mereka atau membuatnya boleh dimuat turun dari laman web mereka. Misalnya, Gusto, seperti ADP dan lain-lain, membuat borang yang tersedia untuk tandatangan e-mel semasa proses onboarding sewa baru.

Malah, vendor penjaga masa percuma, Homebase - yang bekerja bersama-sama dengan Gusto - memberikan pilihan yang hebat kepada borang sewa baru untuk menyokong pelanggan yang menyewa pekerja setiap jam.

Lawati Homebase

SHRM

Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) adalah sumber untuk kebanyakan profesional SDM. Walaupun kos beberapa ratus dolar setahun untuk menjadi ahli, anda mendapat akses kepada hampir semua bentuk HR yang dibayangkan, bersama dengan templat dasar, apabila anda mendaftar.

Sumber Sumber Manusia / Perunding

Jika anda mahu lebih daripada satu bentuk, seperti profesional HR untuk menyesuaikannya, pertimbangkan bekerjasama dengan perunding HR. Anda boleh mencari mereka dalam talian melalui laman web seperti Fiverr atau Upwork. Ramai pakar perunding HR mempunyai set sendiri bentuk yang direka bentuk supaya mereka boleh mengubah dan memberi kepada anda secara individu atau sebagai sebahagian daripada pakej.

Peguam anda

Sekiranya anda menentang risiko, ini adalah cara untuk pergi. Tanya peguam anda untuk borang HR untuk memastikan mereka mematuhi undang-undang untuk keadaan anda. Secara alternatif, mintalah mereka untuk mengkaji borang yang anda dapati dalam talian. Dengan cara itu, anda pasti akan meminimumkan kemungkinan bahawa bentuk anda mungkin melanggar undang-undang pekerjaan atau meningkatkan liabiliti pekerjaan anda.

LegalZoom menyediakan cara yang berpatutan untuk memastikan dokumen anda mematuhi undang-undang pekerjaan persekutuan, negeri dan tempatan. Ia menyediakan perkhidmatan perundingan undang-undang di samping menawarkan perkhidmatan semakan dokumen yang bermula pada hanya $ 39 setiap dokumen yang 15 halaman atau kurang.

Lawati LegalZoom

Ciri-ciri Borang Sewa Baru

Sekiranya anda mencipta borang dari awal atau bentuk penyesuaian yang anda dapati dalam talian, pertimbangkan untuk pastikan borang anda mempunyai ciri-ciri berikut. Ini memberikan profesionalisme, memastikan anda mempunyai versi terbaharu borang dan menjadikannya lebih mudah untuk dijumpai.

Apakah Borang Adakah

Setiap borang hendaklah mempunyai nama. Ini sering disediakan oleh agensi kerajaan, seperti borang I-9 borang W-4. Walau bagaimanapun, jika anda mencipta borang anda sendiri, seperti menangkap maklumat hubungan kecemasan pekerja, sebaiknya tambahkan nama borang di bahagian atas dan mungkin memberikan petak yang menunjukkan nama borang dan tarikh semakan jika anda kemudiannya perlu mengubah suai ia.

Mengapa Ia Digunakan

Untuk membantu pekerja memahami mengapa suatu bentuk digunakan, ia harus mempunyai penjelasan ringkas. Contohnya, jika anda meminta akaun bank dan maklumat perletakan dari pekerja anda, lebih baik untuk menjelaskan bahawa alasan anda berbuat demikian adalah supaya anda dapat menetapkannya untuk deposit langsung.

Bagaimana Ia Disimpan

Sesetengah dokumen adalah baik untuk disimpan dalam folder pekerja yang pengurus mereka mempunyai akses kepada. Bentuk lain, seperti borang kelayakan pekerjaan I-9, harus dipisahkan untuk mengelakkan maklumat pekerja sulit dipandang. Terdapat bentuk tambahan seperti pekerja yang mengisi untuk menunjukkan status EEO mereka atau pendaftaran faedah harus disimpan dari pandangan pengurus, disebabkan oleh kesihatan sulit atau maklumat peribadi lain yang terkandung di dalamnya.

Siapa Boleh Lihat Ini

Oleh kerana peraturan-peraturan kerajaan seperti keupayaan insurans dan kebertanggungjawaban insurans kesihatan (HIPAA), beberapa dokumen tidak boleh dilihat oleh sesiapa di luar mereka yang mempunyai HR atau gaji yang memerlukan maklumat untuk melakukan tugas mereka. Dokumen lain harus disimpan dari pandangan kerana mengandungi maklumat kewangan pekerja swasta.

Adalah lebih baik untuk diperhatikan, sama ada pada dokumen atau dalam prosedur syarikat anda, yang mempunyai akses untuk melihat maklumat jenis pekerja tertentu. Sebenarnya, banyak sistem HR dan penggajian menyediakan keselamatan peringkat peranan untuk memastikan maklumat hanya dilihat oleh mereka yang mempunyai perniagaan dan keperluan undang-undang untuk melihatnya.

Berapa Lama Anda Perlu Memegangnya

Pengekalan dokumen berbeza-beza oleh agensi kerajaan dan sering berubah mengikut keadaan. Sebagai contoh, 401 (k) dokumen pendaftaran perlu disimpan selama enam tahun selepas pekerja tamat, tetapi surat tawaran sewa baru atau data gaji lain hanya perlu disimpan selama tiga tahun. Inilah penjelasan tentang apa yang harus dikekalkan dan berapa lama.

Kelebihan & Kekurangan Borang Pekerja Baru

Terdapat kebaikan dan keburukan bukan sahaja kepada bentuk yang anda kumpulkan tetapi tentang bagaimana anda menyimpannya dan berapa lama anda menyimpannya.

Kelebihan Menggunakan Borang Sewa Baru

Manfaat menggunakan borang sewa baru kebanyakannya di sisi undang-undang dan pematuhan:

  • Pematuhan undang-undang: Menyediakan dokumentasi sekiranya anda didakwa atau diaudit
  • Pematuhan cukai: Memastikan anda mengambil cukai yang betul dan mematuhi undang-undang cukai
  • Mengurangkan salah faham: Menurunkan risiko miskomunikasi dan dapat memberikan pertahanan dalam hal penyewaan, diskriminasi atau tuntutan gugatan yang salah

Kontra Menggunakan Borang Sewa Baru

Pada sisi negatifnya, sebaik sahaja anda membuat borang, anda perlu mengesahkan, menyimpan, dan mengekalkannya:

  • Keselamatan borang: Sebaik sahaja anda mengumpul data, anda perlu memastikannya selamat - yang bermaksud menubuhkan dan mengekalkan sistem pemfailan - sama ada kabinet fail atau storan elektronik
  • Menjaga mereka dikemas kini: Borang perlu dikemas kini kerana perubahan jenama anda, undang-undang buruh berubah, atau prosedur perniagaan anda disemak semula, jadi anda perlu mengurusnya
  • Variasi negeri: Sekiranya anda mempunyai pekerja dalam pelbagai negeri, anda mungkin perlu membuat versi berbilang bentuk yang sama; Sebagai contoh, sesetengah negeri mentafsirkan dokumen yang akan dibina secara berbeza daripada yang lain
  • Memastikan mereka sah: Beberapa borang dalam talian atau yang anda buat dari awal mungkin tidak dapat diadili di mahkamah; adalah lebih baik untuk mereka disemak oleh seorang peguam untuk memastikan

Tonton video itu: Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam SPA8i (Mac 2020).

Loading...