Sistem Pengurusan Masa Terbaik

Banyak orang kesilapan pengesanan masa untuk pengurusan masa. Mereka secara reli melacak segala yang mereka lakukan setiap hari, selama berminggu-minggu atau bahkan bulan. Dan kemudian mereka berhenti melakukannya kerana mereka tidak menyedari sebarang perubahan positif. Pasti, mereka telah menghilangkan beberapa peristiwa dan mengutamakan beberapa orang lain. Tetapi mereka tidak berjaya apa-apa; mereka baru sahaja menyusun semulanya. Pada akhir zaman mereka, mereka masih frazzled dan kecewa.

Tetapi memantau bagaimana anda menghabiskan masa anda bukan pengurusan masa. Pengurusan masa adalah tentang membuat perubahan pada cara anda menghabiskan masa anda. Untuk pengurusan masa yang berkesan, anda perlu memohon sistem pengurusan masa yang akan membantu anda melihat di mana perubahan boleh dan harus dibuat ... yang bermaksud bahawa langkah pertama pengurusan masa adalah untuk menganalisis bagaimana anda menghabiskan masa anda supaya anda dapat menentukan perubahan apa yang anda mahu buat.

Gunakan Kategori untuk Sistem Berkesan

Bagaimana anda menguruskan masa? Rahsia sistem pengurusan masa yang berkesan adalah dalam kategori. Lihat kalendar anda untuk esok. Ia mungkin sudah penuh dengan acara dan aktiviti yang anda harapkan.

Semasa anda bekerja atau selepas itu, anda akan mengisi ruang kosong dengan butir-butir mengenai apa yang anda lakukan. Pada penghujung hari, lihat senarai dan label setiap tugas dan / atau acara dengan salah satu kategori berikut. Berapa banyak masa semasa hari kerja anda berbelanja:

Melepaskan Kebakaran

Panggilan telefon yang tidak dijangka. Laporan yang diperlukan untuk mesyuarat yang sepatutnya dicetak semalam. Fail yang hilang di meja anda. Berapa banyak hari anda dibelanjakan dalam mod krisis? Bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif yang mengalirkan tenaga mereka dan mengganggu produktiviti mereka.

Berurusan Dengan Gangguan

Panggilan telefon dan orang yang dijatuhkan oleh pejabat anda mungkin akan mendahului senarai apabila anda menyerahkan acara ke kategori ini. Sekali lagi, bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif kerana ia mengganggu produktiviti (dan kadang-kadang membunuh).

Melaksanakan Tugas Merancang

Ia adalah penggunaan masa yang paling positif semasa hari kerja anda. Anda berada dalam kawalan dan mencapai apa yang anda ingin capai. Tugas yang dirancang boleh merangkumi panggilan telefon, mesyuarat dengan kakitangan, malah menjawab e-mel - jika ini adalah tugas yang telah anda buat pada agenda anda.

Kerja Tidak terganggu

Anda mungkin tidak menjalankan tugas yang anda telah merancang untuk melakukan, tetapi anda dapat mencapai sesuatu, dan bagi kebanyakan orang, ini adalah mod kerja yang sangat produktif dan positif.

Downtime tanpa gangguan

Masa-masa semasa hari kerja digunakan untuk menegaskan semula dan berkumpul semula. Makan tengah hari atau rehat tengah hari boleh dikira jika mereka tidak terganggu. Sekiranya anda bernasib baik untuk bekerja dengan syarikat yang menawarkan kemudahan di tempat kerja atau bilik tidur, itu juga akan dikira. Setiap orang memerlukan jumlah masa yang tidak terganggu yang dibina pada masa mereka untuk menjadi produktif semasa masa kerja mereka.

Satu Minggu Masa Lalu Anda adalah Kunci Masa Depan

Sekarang bahawa anda memahami kategori sistem pengurusan masa ini, sudah tiba masanya untuk menggunakannya untuk menganalisis kerja "tipikal" anda. Menggunakan apa sahaja sistem kalendar yang anda gunakan untuk membuat pelantikan dan aktiviti penyenaraian dalam kehidupan harian anda, kembali dan pilih minggu tipikal yang baru-baru ini.

Melalui penyertaan setiap hari bekerja dan mengkategorikan mereka mengikut kategori pengurusan masa di atas jika anda belum lagi. Mengekalkan jumlah yang berjalan di bahagian bawah setiap hari akan memudahkan anda melihat bagaimana anda menghabiskan masa bekerja anda setiap hari.

Sekarang anda mempunyai data yang anda perlukan untuk membuat perubahan pada cara anda menghabiskan masa anda di tempat kerja. Adakah anda menghabiskan terlalu banyak masa untuk memadamkan kebakaran? Kemudian, anda perlu membuat perubahan organisasional atau fizikal untuk mencegah atau menangguhkan krisis berterusan ini. Bersihkan dan menyusun semula meja anda, sebagai contoh, supaya anda dapat mencari fail yang anda perlukan dengan mudah, dan menetapkan rutin meletakkan fail yang anda perlukan untuk hari berikutnya di meja anda sebelum anda pergi untuk hari itu.

Tidak mendapat downtime yang tidak terganggu semasa hari kerja anda? Kemudian anda perlu menjadualkan masa untuk anda semasa hari kerja anda. Sebagai contoh, berhenti makan tengahari di meja anda dan secara fizikal meninggalkan bangunan untuk waktu makan tengah hari yang ditetapkan.

Atau jadilah 10 hingga 15 minit "rehat" ke dalam petang anda untuk snek dan meregangkan di pejabat anda. Downtime yang dijadwalkan tidak perlu lama. Hanya lima minit yang dibelanjakan untuk melakukan sesuatu yang benar-benar tidak berkaitan dengan pekerjaan boleh cukup penyegaran untuk meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan anda.

Anda Boleh Menguruskan Masa Anda Secara Berkesan

Dengan memohon kategori kerja pengurusan masa dan membuat perubahan yang perlu anda buat untuk menghabiskan lebih banyak masa anda semasa hari kerja anda dalam kategori positif dan kurang masa dalam kategori negatif, anda benar-benar dapat menguruskan masa anda dengan berkesan - dan mencapai matlamat sebenar pengurusan masa, untuk berasa lebih baik.

Tonton video itu: Membina Sistem Pengurusan guna Excel (Mac 2020).

Loading...